Privacyreglement

Privacyreglement van het Notarieel Bureau

Het Notarieel Bureau (waaronder zijn te verstaan de vier eenmanszaken die het Notarieel Bureau als handelsnaam gebruiken en die zijn ingeschreven in het handelsregister onder nr. 62701843, nr. 56077661, nr. 63556898 en nr. 64837688) verwerkt persoonsgegevens. Wij gaan vertrouwelijk en zorgvuldig om met deze persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de wettelijke bepalingen zoals per 25 mei 2018 voorgeschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In dit privacyreglement wordt dat uitgelegd.

Toepasselijkheid privacyreglement

Dit reglement heeft betrekking op het gebruik van persoonsgegevens van opdrachtgevers van het Notarieel Bureau en andere door opdrachtgevers verstrekte persoonsgegevens.

Gegevens het Notarieel Bureau

Het Notarieel Bureau is de verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wat betreft de persoonsgegevens van opdrachtgevers. De opdrachtgever blijft de verantwoordelijke wat betreft de persoonsgegevens van anderen dan de opdrachtgever die in het kader van de opdracht worden verstrekt. Van de laatstgenoemde gegevens is het Notarieel Bureau uitsluitend verwerker.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Het Notarieel Bureau verwerkt persoonsgegevens van opdrachtgevers als die gebruik maken van de diensten van het Notarieel Bureau. Het Notarieel Bureau kan de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Contactgegevens – zoals door u verstrekte voor- en achternaam, adres, titel(s), sexe, telefoonnummer(s) (vast en/of mobiel) en (kantoor)e-mailadres.
  • Betalings- en factuurgegevens – voor de facturering zijn nodig uw kantoorgegevens, uw inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel, uw BTW-nummer en uw (kantoor)bankrekeningnummer.

Voor andere persoonsgegevens geldt het volgende. Het Notarieel Bureau verzoekt opdrachtgevers uitsluitend die persoonsgegevens te verstrekken die noodzakelijk zijn om de gegeven opdracht te kunnen uitvoeren. Het Notarieel Bureau geeft schriftelijke adviezen in beginsel in geanonimiseerde vorm. Op verzoek van de opdrachtgever kan van dat uitgangspunt worden afgeweken. Indien de opdrachtgever dat verzoekt, kan de naam van de cliënt op de factuur worden vermeld.

Op welke manier verzamelen wij persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw persoonsgegevens doordat u ze telefonisch of via e-mail aan ons ter beschikking stelt of via internet bekend maakt. Andere persoonsgegevens verzamelen wij doordat u ze telefonisch of via e-mail aan ons ter beschikking stelt.

Voor welke doeleinden verzamelen wij persoonsgegevens?

Het Notarieel Bureau verzamelt persoonsgegevens van opdrachtgevers uitsluitend ten behoeve van de eigen administratie. Deze gegevens worden niet voor commerciële doeleinden gebruikt of doorgegeven. Andere persoonsgegevens verzamelen wij uitsluitend ten behoeve van het beantwoorden van een rechtsvraag of het geven van een advies.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Het Notarieel Bureau deelt met geen enkele andere organisatie of persoon uw persoonsgegevens. Dat is alleen anders als er een wettelijke verplichting bestaat of een rechterlijk bevel is gegeven om bepaalde gegevens te delen.

Voor persoonsgegevens, die door opdrachtgevers in het kader van de opdracht worden verstrekt en die vallen onder een wettelijke geheimhoudingsplicht van de opdrachtgever geldt voor het Notarieel Bureau een van de geheimhouder afgeleide geheimhoudingsplicht. Dat betekent dat die gegevens niet worden gedeeld met anderen of worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn verstrekt, te weten: het beantwoorden van een rechtsvraag of het geven van een advies. Voorts zal ter zake van de desbetreffende gegevens in rechte een beroep worden gedaan op het van de geheimhouder afgeleide verschoningsrecht.

Voor persoonsgegevens, die door opdrachtgevers in het kader van de opdracht worden verstrekt en die niet vallen onder een wettelijke geheimhoudingsplicht geldt voor het Notarieel Bureau de in de algemene voorwaarden overeengekomen contractuele geheimhoudingsplicht. Dat betekent dat ook die gegevens niet worden gedeeld met anderen of worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn verstrekt, te weten: het beantwoorden van een rechtsvraag of het geven van een advies.

Cookies

De site www.hetnb.nl maakt geen gebruik van cookies.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Het Notarieel Bureau bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk ter voldoening aan de wettelijke bewaarplichten in de belastingwetgeving en art. 3:15i Burgerlijk Wetboek.

Welke rechten heeft u?

U bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de persoonsgegevens die u verstrekt aan het Notarieel Bureau. Via het e-mailadres info@hetnb.nl kunt u schriftelijk bezwaar maken tegen gebruik van bepaalde gegevens door het Notarieel Bureau of verzoeken om inzage in, correctie en/of verwijdering van uw (persoons)gegevens. Op schriftelijk verzoek zullen eventuele, door u medegedeelde correcties, worden verwerkt. Het Notarieel Bureau zal zo snel mogelijk, uiterlijk binnen 3 weken, op uw verzoek reageren. Klachten over het gebruik van persoonsgegevens kunt u richten aan het Notarieel Bureau of aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Het Notarieel Bureau neemt de bescherming van persoonsgegevens uiterst serieus en neemt passende fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Mocht u aanwijzingen of vermoeden hebben van misbruik of als u meer informatie wenst over de beveiliging van uw persoonsgegevens, kan contact worden opgenomen met het Notarieel Bureau via info@hetnb.nl.

Wijzigingen

Van eventuele wijzigingen in ons privacybeleid zult u kennis kunnen nemen door raadpleging van dit privacyreglement. Belangrijke wijzigingen worden aangekondigd op de website www.hetnb.nl.

Vragen, opmerkingen, klachten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft naar aanleiding van dit privacyreglement of over de wijze waarop het Notarieel Bureau omgaat met uw persoonsgegevens, dan kunt u per e-mail contact met ons opnemen via info@hetnb.nl of telefonisch met 06-21438663. De contactpersoon van het Notarieel Bureau is Madeleine Hillen.